Laden Sie die Audioaufnahme Ihrer Eigentümerversammlung hoch. ProtokollFlow erstellt ein strukturiertes Protokoll nach §24 WEG — mit allen TOPs, Beschlusstexten und Stimmverhältnissen. Sie prüfen, signieren, versenden.
1 Protokoll gratis · Keine Kreditkarte · Monatlich kündbar
Die Verwaltung erläuterte die Jahresabrechnung 2025. Der Verwaltungsbeirat empfahl die Genehmigung. Es wurde über die Höhe der Heizkostenabrechnung diskutiert; eine erneute Prüfung der [PRÜFEN: Verteilerschlüssel] wurde vereinbart.
Beschluss 3.1
„Die Eigentümerversammlung beschließt die Genehmigung der Jahresabrechnung 2025 sowie die Entlastung der Verwaltung."
Einfache Mehrheit nach §25 WEG · Beschlussfähig: Ja (87% MEA)
Aufnahme
versammlung-2026-04-12.m4a
142 Hausverwaltungen
testen ProtokollFlow in der geschlossenen Beta — von der Solo-Verwaltung bis zum Family Office mit 1.800 Einheiten.
3.412
Protokolle erstellt
∅ 8 Min
Bearbeitungszeit
98,2 %
Korrektheit (geprüft)
0
Datenschutzvorfälle
Der Status quo
Drei Pain-Points, die jede Hausverwaltung kennt — und die ProtokollFlow strukturell löst, statt sie zu kaschieren.
Audio anhören. Pausieren. Tippen. Beschluss umformulieren. Ein Hausverwalter verbringt im Schnitt einen halben Arbeitstag pro Versammlung — exklusive Korrekturschleifen.
73 % der Verwalter sind im Personal-Engpass (EBZ Studie 2025)
Eine schwammige Beschlussformulierung, ein vergessener Mehrheits-Hinweis — und der Beschluss ist anfechtbar. Im Zweifel haftet der Verwalter persönlich.
§24 (6) WEG · Anfechtungsfrist 1 Monat
Bis das Protokoll fertig ist, vergehen 2–4 Wochen. Eigentümer rufen nach. Beschwerden landen beim Verwaltungsbeirat. Die Beziehung leidet — vermeidbar.
Nach §24 (6) S. 2 WEG: unverzüglich zur Verfügung stellen
Ablauf
Sie müssen weder Software installieren noch Templates vorbereiten. Aufnehmen, hochladen, prüfen — fertig.
MP3, M4A, WAV oder WEBM. Aufnahmen bis 4 Stunden. Drag & Drop oder direkt vom Diktiergerät.
⌛ 30 Sekunden
Das Gespräch wird transkribiert und nach §24 WEG strukturiert: TOPs, Diskussion, Beschlusstexte, Stimmverhältnisse, Mehrheitsbestimmung.
⌛ 8–12 Minuten
Im Editor letzte Anpassungen machen, [PRÜFEN]-Markierungen klären, dann als PDF mit Ihrem Briefkopf exportieren oder direkt an die Eigentümer mailen.
⌛ 2–5 Minuten
Funktionsumfang
Keine Spielerei. Keine 50-Feature-Liste. Acht Funktionen, die jeden Schritt vom Audio bis zum versendeten PDF abdecken.
Tagesordnungspunkte werden automatisch erkannt, nummeriert und zugeordnet. Drag & Drop zum Umsortieren, wenn der Ablauf in der Versammlung anders war.
Beschlusstexte mit Stimmen (Ja/Nein/Enthaltung), Mehrheitsart (einfach/qualifiziert/Allstimmigkeit) und automatischer §25-Prüfung.
Anwesende Miteigentumsanteile werden berechnet. Beschlussfähigkeit wird inkl. WEG-Reform-2020-Hinweis dokumentiert.
Unsichere Stellen markiert die KI rot. Sie sehen sofort, wo Ihre Aufmerksamkeit nötig ist — keine versteckten Halluzinationen.
Ihr Logo, Ihre Adresse, Ihre Signaturzeilen. Druckfertig, archivsicher, mit Seitenzahlen und Beschluss-Sammlung am Ende.
Verteiler aus der WEG-Stammdatei, personalisierte Anschrift, DSGVO-konformer Mail-Versand inkl. Empfangsbestätigung.
Alle gefassten Beschlüsse einer WEG zentral durchsuchbar. Inkl. Status (bestandskräftig/anfechtbar/angefochten) und Zeitpunkt der Bekanntgabe.
Server in Deutschland, Audio-Aufnahmen verschlüsselt, automatische Löschung nach Wunsch, AVV als PDF zum Download — bevor Sie sich anmelden.
Rechtssicherheit
ProtokollFlow ist nicht „eine KI, die Texte schreibt". Es ist ein spezialisiertes System mit fachjuristisch geprüften Beschlussvorlagen, integrierten Mehrheitsberechnungen nach WEG-Reform 2020 und automatischen Markierungen, wo der Verwalter prüfen muss.
Fachanwaltlicher Beirat
Beschlussvorlagen und Mehrheitslogik werden von einem Fachanwalt für Wohnungseigentumsrecht regelmäßig überprüft.
Datenverarbeitung in Deutschland
Alle Audioaufnahmen, Transkripte und Protokolle werden auf Servern in Deutschland verarbeitet (Frankfurt). Keine US-Drittlanddatenübermittlung.
AVV als PDF — vor Anmeldung
Den Auftragsverarbeitungsvertrag können Sie ohne Registrierung direkt herunterladen, intern prüfen lassen und unterzeichnen.
Löschung auf Knopfdruck
Audiodateien werden nach erfolgter Transkription standardmäßig gelöscht. Protokoll-Daten exportierbar und löschbar in einem Klick.
Aus der Beta
Keine bezahlten Reviews. Drei Beta-Teilnehmer, drei verschiedene Größenklassen, alle mit überprüfbaren Firmen-Adressen.
„Vorher hab ich Sonntagabend noch das Protokoll der Mittwoch-Versammlung getippt. Jetzt kommt das fertig formulierte PDF zurück, bevor ich abends den Schlüssel umdrehe. Die Beschluss-Mehrheits-Logik trifft, die [PRÜFEN]-Marker fangen genau die Stellen ab, an denen ich sonst zweimal schauen würde."
Markus K.
Inhaber, Verwaltung Müller-Kühne GmbH
Hamburg · 480 Wohneinheiten · 14 WEGs
„Drei Verwaltungsbeiräte haben in der letzten Versammlung den Daumen gehoben, als ich das Protokoll verteilt habe. Es liest sich wie das, was ein Notar formulieren würde — nur dass ich nicht 5 Stunden dran saß."
Sabine R.
Geschäftsführerin, Immobilien Rothmann e.K.
Köln · 1.240 WE · Family Office
„Wir hatten Bedenken wegen Datenschutz. Der AVV ist als PDF da, ohne dass man sich anmelden muss — sowas hab ich bei keinem anderen SaaS gesehen. Hat die Compliance-Prüfung in drei Tagen durchgewunken."
Thomas H.
IT-Leitung, Hausverwaltung Hagedorn GmbH & Co. KG
München · 1.860 WE · 22 Mitarbeiter
Ratgeber
Wir bauen ProtokollFlow nicht im Vakuum — wir veröffentlichen unser Wissen über Beschlussfassung, Anfechtung, Reform 2020 und Verwaltungs-Workflow. 22 Pillar-Artikel mit Mustertexten, Praxis-Checklisten und Lead-Magneten.
Was ein WEG-Protokoll nach §24 WEG enthalten muss, welche Formulierungen Beschlüsse anfechtbar machen — inklusive kostenloser Checkliste.
Sonderumlage, Jahresabrechnung, bauliche Veränderung — die Mustertexte, die jeder Verwalter griffbereit haben sollte.
Die zentrale Norm für jede Eigentümerversammlung — Absatz für Absatz erklärt, mit Mustern und den häufigsten Anfechtungsgründen.
Was rein muss, was raus darf, und warum seit 2020 nur noch über die Abrechnungsspitze beschlossen wird. Mit Beschluss-Wortlaut.
Wie Sie in 10 Minuten statt 4 Stunden ein vollständiges Protokoll erstellen — und warum das DSGVO-konform funktioniert.
1 Monat Klagefrist, 2 Monate Begründung — wie Sie als Eigentümer richtig anfechten. Mit kostenloser Klage-Vorlage.
Häufige Fragen
Die neun Fragen, die in 9 von 10 Sales-Calls auftauchen — direkt beantwortet, mit Verweis auf den Ratgeber, wenn Sie tiefer einsteigen wollen.
Audiodateien werden nach erfolgter Transkription standardmäßig automatisch gelöscht (konfigurierbar zwischen 0 und 30 Tagen). Während der Verarbeitung sind sie verschlüsselt auf Servern in Frankfurt am Main gespeichert. Wir geben Audio-Daten zu keinem Zeitpunkt an Dritte weiter — auch nicht zu Trainingszwecken. Mehr zum DSGVO-konformen Versammlungs-Workflow im Ratgeber: Vom Audio-Mitschnitt zum fertigen Protokoll.
Ja. Wir bieten einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) als PDF zum Download — ohne dass Sie sich registrieren müssen. Die Datenverarbeitung erfolgt vollständig auf Servern in Deutschland (Hetzner, Frankfurt am Main). Wir verarbeiten keine personenbezogenen Daten in den USA oder anderen Drittländern.
Unsere internen Tests (über 3.000 Beta-Protokolle) zeigen 98,2 % Korrektheit bei Beschlusstexten. Wichtiger noch: Stellen, an denen die KI nicht sicher ist — undeutliche Aufnahme, ungewöhnliche Formulierung, fehlende Stimmenangabe — werden mit einem [PRÜFEN]-Marker rot hervorgehoben. Sie sehen sofort, wo Sie hinschauen müssen. Die finale Verantwortung bleibt natürlich bei Ihnen als Verwalter — siehe dazu die 14 Pflichtangaben nach § 24 WEG.
Jedes moderne Smartphone reicht aus, sofern es auf dem Tisch liegt und nicht durch Hintergrundgeräusche überlagert wird. Wir empfehlen ein einfaches Tischmikrofon (USB, ab ca. 60 €) für Versammlungen ab 10 Eigentümern. WhatsApp-Sprachnachrichten funktionieren — Konferenz- Aufnahmen aus Zoom oder Teams ebenfalls. Für hybride Versammlungen: Online-Eigentümerversammlung rechtssicher umsetzen.
Ja, im Pro-Plan. Sie laden Ihr Logo und Ihre Geschäftsadresse einmalig hoch, und ProtokollFlow setzt das Protokoll-PDF mit Ihrem Corporate- Design. Ihre Eigentümer sehen nur Ihre Marke, ProtokollFlow erscheint auf dem Dokument nicht.
Monatliche Abrechnung, monatlich kündbar. Keine Mindestlaufzeit, keine Setup-Gebühren. Im Free-Plan testen Sie 1 Protokoll umsonst (ohne Kreditkarte). Upgrade per Stripe-Checkout, Rechnung per E-Mail, alle Zahlungsmittel inkl. SEPA und Kreditkarte.
ProtokollFlow ersetzt keine Hausverwaltungssoftware — es ist ein spezialisiertes Tool für Versammlungsprotokolle. Sie laden das fertige PDF in Ihr DMS oder Ihre Hauptsoftware hoch, wie Sie es heute mit Word-Dokumenten auch tun. Eine direkte Schnittstelle zu DOMUS/etg24/casavi planen wir für Q4 2026.
Drei Regeln: Konkretisierung (Beauftragung Firma X laut Angebot vom 12.03.2026 bis 48.000 €, nicht „wir machen was am Dach"), wörtliche Übernahme aus der Versammlung, Kostendeckung mitbeschließen. Die Kurzanleitung mit 12 Mustertexten: Beschlüsse rechtssicher formulieren. Wenn doch etwas schiefgeht: Anfechtungsfristen und Klage-Vorlage.
Telefon: +49 40 123 456 789, Mo–Fr 9–17 Uhr. E-Mail: kontakt@protokollflow.de. Antwort innerhalb von 1 Werktag, in dringenden Fällen meist noch am gleichen Tag. Im Pro-Plan zusätzlich Priority-Support mit Antwortgarantie innerhalb von 4 Stunden.
Eine Frage fehlt? Schreiben Sie uns oder stöbern Sie im 22-teiligen Ratgeber.
Heute starten
1 Protokoll kostenlos — ohne Kreditkarten-Hinterlegung, ohne Anruf vom Sales-Team, ohne 30-Tage-Trial-Trick. Nur Sie und das Produkt.
Mo–Fr 9–17 Uhr · Antwort in < 1 Werktag · Sofort-Demo möglich