Verwalterwechsel WEG: Abberufung, Bestellung, Übergabe in 8 Schritten

Wie ein Verwalterwechsel rechtlich abläuft

Drei juristische Wege führen zum Verwalterwechsel: ordentliche Beendigung (Vertrag läuft aus, wird nicht verlängert), Abberufung (durch Mehrheits-Beschluss, jederzeit ohne Grund) und außerordentliche Kündigung (durch eine Partei aus wichtigem Grund). Welcher Weg passt, hängt vom Einzelfall ab.

Der vollständige Wechsel-Prozess in 8 Schritten

1. 01

   Anlass klären & Beirat informieren

   T-180 Tage

   Beendigung wegen ablaufender Bestellung oder Vertrauensbruch? Den Verwaltungsbeirat als „Sparring-Partner“ einbinden, gemeinsam erarbeiten, was die WEG vom neuen Verwalter erwartet. Ohne Beirats-Konsens fehlt in der ETV oft die Mehrheit.

2. 02

   Anforderungs­profil & Ausschreibung

   T-150 Tage

   Anforderungen festlegen: Anzahl Einheiten, Sondereigentums- oder Mietverwaltung, Reform-2020-Konformität, IT-Systeme, Gebühren­erwartung. 3–5 Kandidaten zum Pitch einladen.

3. 03

   Pitch-Termine & Angebots-Vergleich

   T-120 Tage

   Jeden Kandidaten 30–60 Minuten vorstellen lassen — ideal in Beirats-Sitzung. Vergleichs-Tabelle: Vergütung, Service-Level, Erreichbarkeit, Software-Stack, Referenzen. Auf Sachkunde-Nachweis (§ 26a WEG) achten.

4. 04

   ETV-Einberufung mit Wahl als TOP

   T-60 Tage

   Drei Wochen vor ETV einberufen. TOP konkret bezeichnen: „Beendigung der Bestellung [Name alter Verwalter] zum [Datum] und Bestellung [Name neuer Verwalter] für den Zeitraum [von – bis]". Anbieter-Profile als Anlage.

5. 05

   Beschluss in der ETV fassen

   Tag 0

   Zwei Beschlüsse (oder kombiniert): Abberufung des alten Verwalters + Bestellung des neuen. Mehrheit: einfache Mehrheit. Vertragsabschluss durch den Vorsitzenden des Beirats oder einen ermächtigten Eigentümer.

6. 06

   Vertragsabschluss + Bestellungs-Bekanntgabe

   Tag 0–14

   Verwaltervertrag mit klaren Pflichten + Vergütung. An alle Eigentümer Bestellungsanzeige (Name, Adresse, Bankverbindung, Erreichbarkeit). An Banken / Versorger / Behörden: Vertretungsänderung anzeigen.

7. 07

   Übergabe der Unterlagen — 32-Punkte-Checkliste

   Tag 14–60

   Strukturierte Übergabe (siehe Checkliste unten). Beirat als Zeuge. Übergabe-Protokoll mit Liste aller übergebenen Dokumente, Schlüssel, Konten — beidseitig unterzeichnet.

8. 08

   Erste Versammlung mit neuem Verwalter

   Tag 60–180

   Spätestens 6 Monate nach Bestellung: erste reguläre ETV mit neuem Verwalter. Vorbereitung sorgfältig — der erste Eindruck prägt das Vertrauen für den ganzen Bestellungszeitraum. Beschluss-Sammlung aktualisieren.

Mustertext: Bestellungs-Beschluss neuer Verwalter

Die 32-Punkte-Übergabe-Checkliste

Eine professionelle Übergabe schützt vor späteren Streitigkeiten — und setzt den Standard für die Verwalter-Branche, von dem alle profitieren. Strukturieren Sie die Übergabe in vier Blöcke:

Block 1: Stamm-Dokumente (10 Punkte)

• Teilungserklärung mit allen Anlagen
• Aufteilungsplan und Abgeschlossenheitsbescheinigung
• Gemeinschaftsordnung / Hausordnung
• Beschluss-Sammlung (chronologisch, fortlaufend nummeriert)
• Letzte 5 Versammlungs-Protokolle inkl. Anlagen
• Eigentümer-Liste mit aktuellen Adressen + MEA
• Verwaltervertrag (zur Beendigung) + Bestellungsbeschlüsse
• Vollmachten und Korrespondenz mit dem Beirat
• Versicherungs-Dossier (Gebäude, Haftpflicht, Glasbruch)
• Eigentumsverhältnisse Sondereigentum (Eintragungen Grundbuch)

Block 2: Finanz-Dokumente (10 Punkte)

• Aktuelle Wirtschaftsplan (laufend + Vorjahr)
• Jahresabrechnungen letzte 5 Jahre
• Kontoauszüge Hausgeld-Konto + Erhaltungsrücklage
• Vermögensbericht (seit 2020 Pflicht — § 28 (4) WEG)
• Saldenliste / OPOS (offene Posten je Eigentümer)
• Hausgeldforderungs-Status: laufende Mahnverfahren / Klagen
• Vertragsspiegel: Hausmeister, Reinigung, Versorger, Aufzug
• Steuerunterlagen, Anlage V-Anlagen für Eigentümer
• Bankvollmachten + Kontofreigabe-Konditionen
• Rechnungen letzte 12 Monate (digitale Belege)

Block 3: Operative Dokumente (8 Punkte)

• Notfall-Kontaktliste (Feuerwehr, Hausmeister, Notdienste)
• Schlüssel-Übersicht + Schließanlagen-Code
• Wartungsverträge (Heizung, Aufzug, Lüftung) + Termine
• Garantien laufender Bauleistungen / PV-Anlagen
• TÜV / Trinkwasser / Brandschutz-Prüfungen aktuelle Berichte
• Behörden-Korrespondenz (Bauamt, Umweltamt, Finanzamt)
• Beschwerde-Akten / laufende Streitigkeiten
• Mietverhältnisse (falls Sonderverwaltung beauftragt)

Block 4: Digital-Übergabe (4 Punkte)

• E-Mail-Konten der Verwaltung (Forwarding einrichten oder Zugang übergeben)
• Eigentümer-Portal-Zugänge (etg24, Casavi, etc.)
• Cloud-Speicher: Dokumenten-Archiv letzte 10 Jahre
• Software-Lizenzen (DOMUS, Hausverwalter Plus, etc.) — Übergangs­regelung

Verbleibende Haftung des alten Verwalters

Mit Beendigung der Bestellung endet die aktive Verantwortung, aber nicht die Haftung für vergangenes Fehlverhalten. Drei Szenarien:

• Pflichtverletzungen während der Amtszeit: Haftung bleibt — Verjährung 3 Jahre nach Kenntnis.
• Mängel der Jahresabrechnung: Auch nach Beendigung kann der Beirat oder die Eigentümer Korrektur verlangen.
• Steuerunterlagen: Aufbewahrungs­pflicht 10 Jahre — der alte Verwalter muss Auskunft geben können, auch nach Wechsel.

Aus Verwalter-Sicht: Wechsel-Risiken minimieren

Wenn Sie als neuer Verwalter eine WEG übernehmen, sind drei Risiken zentral:

Kosten des Verwalterwechsels

• Übergabe-Aufwand alter Verwalter: Üblich 1–3 Tagessätze (500–1.500 €). Im Verwaltervertrag oft pauschaliert.
• Auswahl-Aufwand WEG: Bei aktivem Beirat: 8–20 Stunden. Wenn extern beauftragt (Beratungs­firma): 1.500–5.000 €.
• Bestellungs-Anzeige + Behörden-Korrespondenz: Üblich Anteil der ersten Verwalterhonorar-Monate.
• Software-Migration: 0 € bis 5.000 € je nach Tool-Stack der WEG.

FAQ

Können wir den Verwalter mitten in der Amtszeit wechseln?

Ja, jederzeit per Mehrheits-Beschluss (§ 26 (3) WEG). Der Vertrag endet aber spätestens 6 Monate nach Abberufung — die WEG muss in dieser Zeit noch die vereinbarte Vergütung zahlen, auch wenn der Verwalter nicht mehr aktiv arbeitet.

Was, wenn der alte Verwalter Daten zurückhält?

Schriftliche Aufforderung mit Frist (4 Wochen). Bei Untätigkeit: Klage auf Auskunft beim Amtsgericht. Parallel: Beschwerde bei der Wirtschaftskammer / dem Verband (DDIV / VDIV) möglich.

Muss der neue Verwalter den Sachkunde-Nachweis haben?

Seit 01.12.2022 müssen WEG-Verwalter den Sachkunde-Nachweis nach § 26a WEG bzw. eine Berufsausbildung in entsprechenden Bereichen haben. Vor Bestellung prüfen — sonst kann der Beschluss anfechtbar sein.

Kann eine WEG den Verwalter durch eine andere WEG bestellen?

Nein. Verwalter müssen natürliche oder juristische Personen sein, die diese Tätigkeit gewerblich ausüben — eine WEG selbst kann das nicht.

Was passiert bei Insolvenz des alten Verwalters?

Die Bestellung endet automatisch. Die WEG sollte sofort einen Interims-Verwalter bestellen (notfalls Eigentümer aus den eigenen Reihen). Wichtig: das getrennte Treuhand-Konto schützt das WEG-Vermögen vor dem Insolvenzbeschlag.