Allgemeine Geschäftsbedingungen

Stand: 30. April 2026 · gültig ausschließlich für Unternehmer i. S. d. § 14 BGB

§ 1 Geltungsbereich, Definitionen

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB") gelten für sämtliche Verträge zwischen [BITTE EINTRAGEN: Firmierung des Anbieters] (im Folgenden „Anbieter") und dem Kunden über die Nutzung der Software-as-a-Service-Plattform ProtokollFlow (im Folgenden „Dienst").

(2) Abweichende oder ergänzende Geschäfts­bedingungen des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn der Anbieter ihnen ausdrücklich und schriftlich zustimmt.

(3) „Kunde" ist ausschließlich Unternehmer i. S. d. § 14 BGB, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen.

§ 2 Leistungs­gegenstand

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden eine cloudbasierte Plattform zur Verfügung, mit deren Hilfe Audio-Aufnahmen von Eigentümer­versammlungen automatisiert transkribiert und in strukturierte Protokollentwürfe überführt werden.

(2) Die generierten Protokolle sind maschinell erstellte Entwürfe. Sie ersetzen weder die fachliche Prüfung der Versammlungs­leitung bzw. des Protokollführers noch eine rechtssichere Beschluss­formulierung. Der Kunde ist verpflichtet, jedes Protokoll vor Verkündung und Veröffentlichung sorgfältig zu prüfen, ggf. zu korrigieren und freizugeben.

(3) Der konkrete Leistungs­umfang (Anzahl Protokolle pro Monat, verfügbare Funktionen) ergibt sich aus dem vom Kunden gewählten Plan gemäß Preisliste.

§ 3 Vertragsschluss

(1) Die Darstellung des Dienstes auf der Website stellt kein bindendes Angebot dar, sondern eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (invitatio ad offerendum).

(2) Mit dem Abschluss des Bestellvorgangs gibt der Kunde ein verbindliches Angebot zum Abschluss eines Nutzungs­vertrags ab. Der Anbieter nimmt das Angebot durch Freischaltung des Dienstes oder durch Zusendung einer Auftrags­bestätigung an.

(3) Der Kunde versichert, in seinem Namen oder im Namen des durch ihn wirksam vertretenen Unternehmens zu handeln.

§ 4 Vergütung, Zahlungs­bedingungen

(1) Sämtliche Preise verstehen sich in Euro zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die Abrechnung erfolgt im Voraus für die jeweilige Vertragsperiode (monatlich oder jährlich) über unseren Zahlungs­dienstleister Stripe. Akzeptiert werden die auf der Bestellseite angezeigten Zahlungsarten.

(3) Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zum Dienst nach vorheriger angemessener Mahnung zu sperren. Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB) bleiben vorbehalten.

(4) Der Anbieter kann die Preise zur jährlichen Verlängerung mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 60 Tagen anpassen. Der Kunde hat in diesem Fall ein außerordentliches Kündigungsrecht zum Zeitpunkt des Wirksam­werdens der Preisänderung.

§ 5 Vertragslaufzeit, Kündigung

(1) Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann ordentlich zum Ende der jeweiligen Abrechnungsperiode gekündigt werden (Monats- bzw. Jahresvertrag).

(2) Die Kündigung erfolgt in Textform per E-Mail an kontakt@protokollflow.de oder über die Vertragsverwaltung im Kundenkonto.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

§ 6 Verfügbarkeit (SLA)

(1) Der Anbieter strebt eine jährliche Verfügbarkeit des Dienstes von 99,0 % an, gemessen im Monatsdurchschnitt. Wartungsfenster werden nach Möglichkeit außerhalb üblicher Geschäftszeiten gelegt und mit einem Vorlauf von mindestens 24 Stunden angekündigt.

(2) Höhere Gewalt sowie Ausfälle bei Subprozessoren (Vercel, Supabase, OpenAI/Groq, Anthropic, Stripe), die der Anbieter nicht beeinflussen kann, gelten nicht als Nichtverfügbarkeit.

§ 7 Pflichten des Kunden

Der Kunde ist verpflichtet,

• seine Zugangsdaten geheim zu halten und vor Zugriff Dritter zu schützen,
• ausschließlich Audio-Aufnahmen hochzuladen, zu deren Verarbeitung er berechtigt ist (Einwilligung der Versammlungs­teilnehmer bzw. Rechtsgrundlage nach DSGVO),
• den Dienst nicht zur Verarbeitung besonders sensibler Daten i. S. d. Art. 9 DSGVO einzusetzen,
• keine Inhalte hochzuladen, die gegen geltendes Recht oder Rechte Dritter verstoßen,
• generierte Protokolle vor offizieller Verwendung zu prüfen.

§ 8 Datenschutz, Auftragsverarbeitung

(1) Soweit der Anbieter im Rahmen des Dienstes personenbezogene Daten Dritter im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Die AVV-Vorlage des Anbieters ist unter /lead-magnets/avv.html abrufbar.

(2) Eigene Verarbeitungen des Anbieters (Vertrag, Abrechnung, Support) regelt die Datenschutzerklärung.

§ 9 Rechte an Inhalten

(1) Der Kunde behält alle Rechte an den von ihm hochgeladenen Audio-Aufnahmen, Stamm­daten und den daraus generierten Protokollen.

(2) Der Kunde räumt dem Anbieter die zur Erbringung des Dienstes erforderlichen, nicht-ausschließlichen Nutzungsrechte ein (Speicherung, Verarbeitung, Übermittlung an Subprozessoren). Die Inhalte werden NICHT zum Training von KI-Modellen verwendet.

§ 10 Mängel, Gewährleistung

(1) Der Anbieter gewährleistet, dass der Dienst die in der Leistungs­beschreibung dargestellten Funktionen im Wesentlichen erbringt. Eine fehlerfreie Funktion oder die rechtliche Korrektheit der generierten Protokolle wird ausdrücklich NICHT garantiert.

(2) Mängelansprüche verjähren in 12 Monaten ab Kenntnis, ausgeschlossen sind Ansprüche aus Vorsatz, grober Fahrlässigkeit oder Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

§ 11 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungs­gesetz sowie in Fällen einer übernommenen Garantie.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten); der Höhe nach ist die Haftung in solchen Fällen auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens jedoch auf die innerhalb der letzten 12 Monate vom Kunden tatsächlich gezahlte Netto-Vergütung.

(3) Eine weitergehende Haftung — insbesondere für entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen, Folge- und Vermögensschäden — ist ausgeschlossen.

(4) Die vorstehenden Haftungs­beschränkungen gelten auch zugunsten der Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

§ 12 Geheimhaltung

Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Vertragsdurchführung erlangten Informationen, die als vertraulich gekennzeichnet sind oder ihrer Natur nach als vertraulich anzusehen sind, geheim zu halten und nur zur Vertragsdurchführung zu verwenden. Die Verpflichtung gilt für 3 Jahre nach Vertragsende.

§ 13 Änderungen der AGB

(1) Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft anpassen. Änderungen werden dem Kunden in Textform mitgeteilt; sie gelten als genehmigt, wenn der Kunde nicht binnen 6 Wochen ab Zugang widerspricht. Auf diese Folge wird in der Mitteilung ausdrücklich hingewiesen.

(2) Bei Widerspruch endet das Vertragsverhältnis spätestens zum Wirksamwerden der Änderungen.

§ 14 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Erfüllungsort und ausschließlicher Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz des Anbieters.

(3) Änderungen und Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieser Klausel.

(4) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt diejenige wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

Hinweis vor Live-Gang: Diese AGB sind ein praxisorientierter Entwurf für ein deutsches B2B-SaaS und nicht-individuell zwischen den Parteien ausgehandelt. Vor Veröffentlichung bitte durch einen Fach­anwalt für IT-/Vertrags­recht prüfen lassen — insbesondere Haftungsklauseln (§ 11) und Gerichtsstand (§ 14) sind sensibel.