Faire Preise, ehrliche Limits. Monatlich kündbar.

Audiodateien werden nach erfolgter Transkription standardmäßig automatisch gelöscht (konfigurierbar zwischen 0 und 30 Tagen). Während der Verarbeitung sind sie verschlüsselt auf Servern in Frankfurt am Main gespeichert. Wir geben Audio-Daten zu keinem Zeitpunkt an Dritte weiter — auch nicht zu Trainingszwecken. Mehr zum DSGVO-konformen Versammlungs-Workflow im Ratgeber: Vom Audio-Mitschnitt zum fertigen Protokoll.

Ja. Wir bieten einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) als PDF zum Download — ohne dass Sie sich registrieren müssen. Die Datenverarbeitung erfolgt vollständig auf Servern in Deutschland (Hetzner, Frankfurt am Main). Wir verarbeiten keine personenbezogenen Daten in den USA oder anderen Drittländern.

Unsere internen Tests (über 3.000 Beta-Protokolle) zeigen 98,2 % Korrektheit bei Beschlusstexten. Wichtiger noch: Stellen, an denen die KI nicht sicher ist — undeutliche Aufnahme, ungewöhnliche Formulierung, fehlende Stimmenangabe — werden mit einem [PRÜFEN]-Marker rot hervorgehoben. Sie sehen sofort, wo Sie hinschauen müssen. Die finale Verantwortung bleibt natürlich bei Ihnen als Verwalter — siehe dazu die 14 Pflichtangaben nach § 24 WEG.

Jedes moderne Smartphone reicht aus, sofern es auf dem Tisch liegt und nicht durch Hintergrundgeräusche überlagert wird. Wir empfehlen ein einfaches Tischmikrofon (USB, ab ca. 60 €) für Versammlungen ab 10 Eigentümern. WhatsApp-Sprachnachrichten funktionieren — Konferenz- Aufnahmen aus Zoom oder Teams ebenfalls. Für hybride Versammlungen: Online-Eigentümerversammlung rechtssicher umsetzen.

Ja, im Pro-Plan. Sie laden Ihr Logo und Ihre Geschäftsadresse einmalig hoch, und ProtokollFlow setzt das Protokoll-PDF mit Ihrem Corporate- Design. Ihre Eigentümer sehen nur Ihre Marke, ProtokollFlow erscheint auf dem Dokument nicht.

Monatliche Abrechnung, monatlich kündbar. Keine Mindestlaufzeit, keine Setup-Gebühren. Im Free-Plan testen Sie 1 Protokoll umsonst (ohne Kreditkarte). Upgrade per Stripe-Checkout, Rechnung per E-Mail, alle Zahlungsmittel inkl. SEPA und Kreditkarte.

ProtokollFlow ersetzt keine Hausverwaltungssoftware — es ist ein spezialisiertes Tool für Versammlungsprotokolle. Sie laden das fertige PDF in Ihr DMS oder Ihre Hauptsoftware hoch, wie Sie es heute mit Word-Dokumenten auch tun. Eine direkte Schnittstelle zu DOMUS/etg24/casavi planen wir für Q4 2026.

Drei Regeln: Konkretisierung (Beauftragung Firma X laut Angebot vom 12.03.2026 bis 48.000 €, nicht „wir machen was am Dach"), wörtliche Übernahme aus der Versammlung, Kostendeckung mitbeschließen. Die Kurzanleitung mit 12 Mustertexten: Beschlüsse rechtssicher formulieren. Wenn doch etwas schiefgeht: Anfechtungsfristen und Klage-Vorlage.

Telefon: +49 40 123 456 789, Mo–Fr 9–17 Uhr. E-Mail: kontakt@protokollflow.de. Antwort innerhalb von 1 Werktag, in dringenden Fällen meist noch am gleichen Tag. Im Pro-Plan zusätzlich Priority-Support mit Antwortgarantie innerhalb von 4 Stunden.