Verwalter
WEG-Verwalter Pflichten: §§ 27, 28 WEG und Sachkunde-Nachweis
Mit der Reform 2020 wurde der WEG-Verwalter zum gesetzlichen Vertreter der Gemeinschaft (§ 9b WEG) — und seine Pflichten haben sich erheblich erweitert. Wer 2026 noch ohne Sachkunde-Nachweis arbeitet, riskiert die Abberufung. Die 9 Kernpflichten im Überblick.
9
gesetzliche Kernpflichten
§§ 9b, 24, 27, 28 WEG
01.12.22
Sachkunde-Nachweis Pflicht
§ 26a WEG
1× / Jahr
Mindest-Versammlungsfrequenz
§ 24 (1) WEG
1 Mio. €
Vermögensschaden-HP üblich
Branchen-Standard
Die 9 Kern-Pflichten des Verwalters
| Aspekt | Pflicht | Umfang |
|---|---|---|
| 1. Gesetzliche Vertretung | § 9b WEG | Außenvertretung mit umfassender Vertretungsmacht. Verträge, Korrespondenz mit Behörden / Versorgern. |
| 2. Versammlungs-Einberufung | § 24 (1, 2) WEG | Mindestens 1× jährlich, oder auf Verlangen von 25 % der Eigentümer. Frist 3 Wochen, Textform. |
| 3. Beschluss-Durchführung | § 27 (1) WEG | Beschlüsse der ETV umsetzen, ggf. Aufträge vergeben, Folgebeschlüsse vorbereiten. |
| 4. Erhaltungsmaßnahmen bei Gefahr | § 27 (1) Nr. 2 WEG | Bei Gefahr im Verzug auch ohne Beschluss handeln (Wassereinbruch, Brandschaden, etc.). |
| 5. Buchführung getrennt | § 27 (2) WEG | Treuhand-Konto getrennt vom eigenen Vermögen. Bei Insolvenz schützt das die WEG-Gelder. |
| 6. Wirtschaftsplan & Jahresabrechnung | § 28 (1, 2) WEG | Jährlich erstellen, der ETV zur Beschlussfassung vorlegen. Mehr im{' '} |
| 7. Vermögensbericht | § 28 (4) WEG (seit 2020) | Nach Wirtschaftsjahr-Ende: Stand Rücklage, Verbindlichkeiten, offene Hausgelder. Wird vorgelegt, nicht beschlossen. |
| 8. Beschluss-Sammlung | § 24 (7) WEG | Chronologisch geführt mit fortlaufender Nummerierung. Auf Verlangen Eigentümern und Erwerbern vorzulegen. |
| 9. Sachkunde-Nachweis | § 26a WEG (seit 01.12.2022) | IHK-Zertifikat oder qualifizierter Berufsabschluss. Bestandsverwalter genießen Übergangsschutz für laufende Verwaltungen. |
Der Sachkunde-Nachweis nach § 26a WEG
Eigentümer haben seit Dezember 2022 einen Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter. Die IHKs nehmen die Prüfung ab — Inhalte: WEG-Recht, Buchhaltung, Bauwesen, kaufmännische Grundlagen.
| Aspekt | Voraussetzung | Wer ist befreit / privilegiert? |
|---|---|---|
| Sachkunde-Nachweis IHK | Standard-Weg. Prüfung mit theoretischem und praktischem Teil. Kosten ca. 800–1.500 €. | Wer keine der unten genannten Befreiungen erfüllt. |
| Berufsabschluss (Substitut) | Immobilienkaufmann/-frau, Dipl.-Verwaltungswirt mit Schwerpunkt Immobilien, Volljurist mit Immobilien-Erfahrung. | Anerkannt als Substitut für die IHK-Prüfung. |
| Bestandsverwalter (Übergang) | Wer seit dem 1.12.2020 ununterbrochen für eine WEG tätig ist. | Gilt der konkreten WEG gegenüber als zertifiziert (§ 26a Abs. 2 WEG). Bei Neuverträgen aber nicht. |
| Eigentümer-Verwalter | Selbstverwaltung durch einen Eigentümer der WEG. | § 26a gilt nicht — Eigentümer können ohne Zertifikat verwalten. |
Der Vermögensbericht — neue Pflicht seit 2020
Nach jedem Wirtschaftsjahr muss der Verwalter zusätzlich zur Jahresabrechnung einen Vermögensbericht erstellen. Inhalt:
- Stand der Erhaltungsrücklage zum Stichtag (Bilanzwert)
- Sonstige Konten der Gemeinschaft
- Wesentliche Verbindlichkeiten (Sanierungs-Kredite, offene Rechnungen)
- Wesentliche Forderungen (rückständiges Hausgeld pro Eigentümer)
Haftung des Verwalters
Verwalter haften nach § 280 BGB für jede schuldhafte Pflichtverletzung. Typische Haftungsfälle:
- Versäumte Einberufung: Schadensersatz für entstandene Schäden (z. B. nicht beschlossene Sanierung mit Folgeschaden).
- Falsch formulierter Beschluss: Anfechtungs-Kosten der WEG, plus Folgekosten der nicht erfolgten Maßnahme.
- Fehlerhafte Abrechnung: Erstattung der Steuervorteile, die Eigentümer nicht geltend machen konnten.
- Versäumte Erhaltungsmaßnahmen bei Gefahr im Verzug: Persönliche Haftung für Folgeschäden.
- Nicht beigetriebene Hausgelder bei Verjährung: Persönliche Haftung für die verjährten Beträge.
Abberufung und Vertragsbeendigung
Seit 2020 kann der Verwalter jederzeit ohne Grund per Mehrheitsbeschluss abberufen werden (§ 26 Abs. 3 WEG). Der Verwaltervertrag endet dann spätestens 6 Monate später automatisch.
Detaillierter Wechsel-Prozess inklusive 32-Punkte-Übergabe-Checkliste im Verwalterwechsel-Ratgeber.
Praxis-Tipps für rechtssicheres Verwalten
Jahresplanung anlegen
JanuarTermin der ETV festlegen, Wirtschaftsplan für das laufende Jahr finalisieren, Versammlungseinberufung mit 6 Monaten Vorlauf vorbereiten. Pro WEG einen eigenen Jahreskalender führen.
Quartals-Reviews mit dem Beirat
März, Juni, September, DezemberKurze Status-Treffen mit dem Verwaltungsbeirat: anstehende Maßnahmen, Hausgeld-Stand, offene Punkte. Mehr im Verwaltungsbeirat-Ratgeber.
Belegprüfung mit dem Beirat — vor der ETV
1–2 Monate vor ETVBeirat prüft Belege auf Plausibilität, Verwalter erläutert. Belegprüfungs-Protokoll als Anlage zur ETV-Einladung. Spart Diskussionen in der Versammlung erheblich.
ETV durchführen + Protokoll
ETV-Tag + 14 TageVersammlung leiten, Beschlüsse wörtlich verlesen, Protokoll innerhalb von 2–4 Wochen versenden. KI-Tools wie ProtokollFlow reduzieren den Aufwand drastisch.
Beschlüsse umsetzen + Beschluss-Sammlung pflegen
LaufendDirekt nach Versand des Protokolls: Beschluss-Sammlung aktualisieren (Nummer, Datum, Wortlaut, Status), beschlossene Maßnahmen umsetzen.
Jahres-Abschluss
Q1 FolgejahrJahresabrechnung + Vermögensbericht erstellen. Der nächsten ETV zur Beschlussfassung der Abrechnungs-Spitzen vorlegen.
Die Reform 2020 hat unseren Job klarer gemacht — auch wenn die Aufgabenliste länger geworden ist. Vermögensbericht und Beschluss-Sammlung sind eigentlich nur Disziplin: einmal eingerichtet, läuft es. Wer den Sachkunde-Nachweis verschleppt, verspielt aber seine Wachstumschancen — wir bekommen jeden Monat Anfragen von WEGs, die ihren alten Verwalter aus genau diesem Grund abberufen wollen.
Markus K.Inhaber Verwaltung Müller-Kühne, 480 Einheiten
FAQ
Brauche ich als Selbstverwalter den Sachkunde-Nachweis?
Nein, wenn ein Eigentümer der WEG selbst die Verwaltung übernimmt, gilt § 26a nicht. Eigentümer-Verwalter sind privilegiert — was bei kleinen WEGs (5–10 Einheiten) eine günstige Option sein kann.
Wie oft muss eine Versammlung stattfinden?
Mindestens einmal jährlich (§ 24 Abs. 1 WEG). Häufiger nur, wenn Beschlüsse anstehen oder 1/4 der Eigentümer eine außerordentliche Versammlung verlangt (§ 24 Abs. 2 WEG).
Was darf ich ohne Beschluss?
Erhaltungsmaßnahmen bei Gefahr im Verzug und unaufschiebbare Verkehrssicherungspflichten. Alles andere braucht einen Beschluss. Bei Unsicherheit: lieber außerordentliche ETV einberufen.
Bin ich für nicht beigetriebene Hausgelder persönlich haftbar?
Wenn Sie eine Hausgeldforderung verjähren lassen (3 Jahre, § 195 BGB), ja — bis zur Höhe der verjährten Beträge. Daher: konsequente Eintreibung, mehr im Hausgeld-einklagen-Ratgeber.
Muss ich allen Eigentümern Auskunft geben?
Ja, bei berechtigtem Interesse. Insbesondere: Beschluss-Sammlung, Jahresabrechnung mit Belegen, aktuelle Eigentümer-Liste. Auskunftsverweigerung ohne Grund kann Abberufungsgrund sein.
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