Umlaufbeschluss WEG: Textform statt Schriftform

Die zwei Varianten des Umlaufbeschlusses

Was ist Textform genau?

§ 126b BGB: Lesbare Erklärung mit Nennung des Erklärenden auf einem dauerhaften Datenträger. E-Mail reicht — keine Unterschrift erforderlich. Wichtig sind:

• Lesbarer Text (kein Bild/Audio-Beschluss)
• Erkennbarer Absender (Name + ggf. Funktion)
• Speicherbar (E-Mail, PDF, gescanntes Schreiben)

Schritt für Schritt: Umlaufbeschluss durchführen

1. 01

   Beschluss-Wortlaut präzise formulieren

   Schritt 1

   Der Beschluss muss so klar sein, dass Eigentümer nur Ja/Nein ohne Rückfrage entscheiden können. Anlagen (Angebote, Kostenschätzung) beifügen.

2. 02

   Anschreiben mit Pflichtangaben erstellen

   Schritt 2

   Beschluss-Wortlaut + Begründung + Anlagen + Antwortfrist (üblich 2–4 Wochen) + Antwort-Optionen (Ja/Nein/Enthaltung) + Hinweis auf Allstimmigkeits-Erfordernis bzw. Mehrheits-Variante.

3. 03

   Versand mit Empfangsnachweis

   Schritt 3

   E-Mail an alle Eigentümer mit Lesebestätigung. Bei Eigentümern ohne E-Mail: Brief mit Einwurf-Einschreiben. Versand-Datum protokollieren — die Antwortfrist beginnt einheitlich für alle.

4. 04

   Antworten sammeln

   Schritt 4

   Während der Antwortfrist (2–4 Wochen) Eingänge in einer Tabelle dokumentieren: Eigentümer, MEA, Stimme, Datum, Form (E-Mail/Brief). Schweigen/keine Antwort wird in der Standard-Variante als Ablehnung gewertet.

5. 05

   Auszählung & Verkündung

   Schritt 5

   Nach Fristablauf Auszählung. Bei Allstimmigkeit: Beschluss nur gültig, wenn ALLE zugestimmt haben. Bei Mehrheits-Variante: Ja-Stimmen > Nein-Stimmen. Verkündung des Ergebnisses schriftlich an alle Eigentümer — diese Verkündung setzt die Anfechtungsfrist (1 Monat) in Gang.

6. 06

   Beschluss-Sammlung aktualisieren

   Schritt 6

   Umlaufbeschlüsse gehören mit fortlaufender Nummer in die Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG). Anlagen archivieren.

Mustertext für den Umlaufbeschluss

Verkündung & Anfechtung

Sobald alle Stimmen vorliegen oder die Frist abgelaufen ist, verkündet der Verwalter das Ergebnis schriftlich an alle Eigentümer. Erst diese Verkündung setzt die Anfechtungsfrist (1 Monat nach § 45 WEG) in Gang.

Häufige Fehler

• Beschluss wird nicht im Wortlaut zitiert, sondern nur sinngemäß — anfechtbar.
• Schweigen wird als Zustimmung gewertet — rechtswidrig. Schweigen heißt in der Standard-Variante immer ABLEHNUNG.
• Unklare Antwortfrist oder Antwort-Adresse — Frist beginnt nicht klar, Beschluss anfechtbar.
• Verkündung des Ergebnisses fehlt komplett — die Anfechtungsfrist beginnt nie zu laufen, der Beschluss bleibt angreifbar.
• Mehrheits-Erleichterung pauschal verwendet — die Vorab-ETV-Beschlussfassung muss den konkreten Folge-Beschluss benennen, sonst ungültig.

Mehrheits-Erleichterung: der Vorab-Beschluss

FAQ

Können wir per WhatsApp abstimmen?

Rechtlich Textform-tauglich, aber problematisch wegen Beweisbarkeit und Datenschutz. Besser: E-Mail oder spezialisiertes Tool. Wenn WhatsApp gewählt wird: parallel per E-Mail bestätigen lassen.

Was ist mit virtuellen Versammlungen?

Die WEG kann per Beschluss virtuelle oder hybride Versammlungen zulassen (§ 23 Abs. 2a WEG seit Oktober 2024). Das ist eine echte Versammlung — kein Umlaufbeschluss. Mehr im Online-ETV-Ratgeber.

Reicht 1 fehlende Antwort wirklich aus, um den Umlaufbeschluss zu kippen?

Bei der Standard-Variante ja: Allstimmigkeit heißt 100 %. Mit der neuen Mehrheits-Erleichterung können Sie das ändern — aber nur für konkret vorab bezeichnete Themen.

Muss der Verwalter selbst den Umlaufbeschluss versenden?

Üblich, aber nicht zwingend. Auch ein Eigentümer (z. B. Beirats-Vorsitzender) kann den Beschluss-Vorschlag verschicken. In der Praxis macht es der Verwalter — schon zur Beweissicherung.

Wie lang sollte die Antwortfrist sein?

Mindestens 2 Wochen, üblich 3–4 Wochen. Bei Eigentümern im Ausland: eher 4 Wochen. Längere Fristen ab 6 Wochen beeinträchtigen die Verfahrens-Effizienz.