WEG-Protokoll richtig erstellen: Anleitung, Vorlage und die fünf Fehler, die jeden Beschluss anfechtbar machen

Was ist ein WEG-Protokoll überhaupt?

Das Versammlungsprotokoll dokumentiert nach § 24 Abs. 6 WEG den Verlauf der Eigentümerversammlung. Anders als das Wortprotokoll bei Gericht ist es ein Ergebnisprotokoll: Es gibt die gefassten Beschlüsse exakt wieder und hält Anwesenheit, MEA-Verteilung sowie Abstimmungsergebnisse rechtssicher fest. Diskussionen werden zusammengefasst — nicht transkribiert.

Die 14 Pflichtangaben — gruppiert nach Funktion

§ 24 (6) WEG nennt keine vollständige Liste, sondern Mindestanforderungen. Die folgenden 14 Punkte sind die in der Rechtsprechung gefestigte Praxis. Ohne einen dieser Punkte ist im Streitfall jeder Beschluss potenziell angreifbar.

Block 1 — Identifikation der Versammlung

• Name und Anschrift der WEG
• Datum, Beginn und Ende der Versammlung
• Versammlungsort
• Art (ordentliche oder außerordentliche Versammlung)

Block 2 — Personen und Beschlussfähigkeit

• Versammlungsleiter (i. d. R. Verwalter)
• Protokollführer (kann Verwalter selbst sein)
• Anzahl anwesender und vertretener Einheiten
• Vertretene MEA / Gesamt-MEA
• Feststellung der Beschlussfähigkeit
• Feststellung ordnungsgemäßer Ladung

Block 3 — Inhalt der Versammlung

• Vollständige Tagesordnung (in der ursprünglichen Reihenfolge der Ladung)
• Pro TOP: Diskussionszusammenfassung
• Pro Beschluss: Wortlaut, Stimmen (Ja/Nein/Enthaltung), Mehrheitsart, Ergebnis
• Unterschriften — Versammlungsleiter, Protokollführer, ein Eigentümer

So bauen Sie das Protokoll Schritt für Schritt auf

Vier Sektionen, klar strukturiert. Wenn Sie diese Reihenfolge halten, decken Sie die Pflichtangaben automatisch ab — und das Protokoll lässt sich später auch durch Dritte (Beirat, Anwalt) zügig prüfen.

1. 01

   Briefkopf & Eckdaten

   Pflichtangaben 1–4

   Standard-Reihenfolge: WEG-Bezeichnung → Anschrift → Datum → Versammlungsort → Beginn/Ende. Klingt trivial, kostet aber im Streitfall Beschlussfähigkeit, wenn Datum oder Ort fehlen. Tipp: Briefkopf-Vorlage einmal anlegen, danach nur Datum und Versammlungsnummer ändern.

2. 02

   Anwesenheits- und MEA-Block

   Pflichtangaben 5–10

   Beispiel-Formulierung: „14 von 24 Einheiten anwesend oder vertreten, 678 von 1000 MEA. Die Ladung erfolgte form- und fristgerecht. Die Versammlung ist beschlussfähig." Auch nach der WEG-Reform 2020 (keine Mindest-MEA mehr nötig) unbedingt dokumentieren — viele Teilungserklärungen enthalten noch alte Quoren.

3. 03

   TOP für TOP

   Pflichtangaben 11–13

   Pro Tagesordnungspunkt drei Blöcke: Diskussionszusammenfassung (3–5 Sätze), Beschlussantrag wörtlich, Abstimmung mit Ja / Nein / Enthaltung und Ergebnis. Der Beschluss-Wortlaut ist juristisch heilig: Wer hier umformuliert, riskiert Anfechtung.

4. 04

   Unterschriften

   Pflichtangabe 14

   § 24 Abs. 6 WEG verlangt drei Unterschriften: Versammlungsleiter, Protokollführer und ein Eigentümer (oder Verwaltungsbeiratsvorsitzender). Eine fehlende Unterschrift ist der häufigste Anfechtungsgrund — besonders bei spontan eingesetzten Schriftführern. Klären Sie Unterschrift-Bevollmächtigung bereits in der Einladung.

Die fünf häufigsten Fehler — und wie Sie sie vermeiden

1. Tagesordnungspunkt zu unscharf formuliert

„Verschiedenes“ ist kein zulässiger TOP für Beschlüsse. Wer unter diesem Punkt abstimmen lässt, produziert einen Ladungsmangel — der Beschluss ist anfechtbar.

2. MEA falsch berechnet

Nur die anwesenden oder vertretenen Einheiten zählen — keine Hochrechnung, keine Schätzung. Wenn Vollmachten erst während der Versammlung eintreffen, müssen sie nachgetragen werden, bevor der Beschluss verkündet wird.

3. Beschluss-Wortlaut nachträglich „geglättet“

Selbst kosmetische Änderungen verändern juristisch den Beschluss. Original verlesen, Original ins Protokoll. Wer den Wortlaut redaktionell überarbeitet, schafft eine zweite Beschlussfassung — die nie stattgefunden hat.

4. Späte Versendung

Die Anfechtungsfrist nach § 44 (1) WEG läuft ab Beschlussfassung, nicht ab Versand. Wer 6 Wochen für die Reinschrift braucht, schenkt Eigentümern Anfechtungsoptionen — sie können in Ruhe Anwälte einschalten, während Sie noch tippen.

5. Audio-Mitschnitt ohne Einwilligung

DSGVO-Verstoß und möglicher Bußgeldtatbestand. Vor Versammlungsbeginn schriftlich oder protokollarisch zustimmen lassen — und zwar von allen Anwesenden, einschließlich kurzfristig erschienener Eigentümer.

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Beide Wege sind rechtlich zulässig. Die Frage ist, welcher in Ihrem Workflow tatsächlich Zeit spart und Risiken reduziert.

Vor und nach der Reform 2020 — was sich geändert hat

Wie schnell muss das Protokoll versandt werden?

Eine harte gesetzliche Frist gibt es nicht. In der Praxis hat sich ein Versand binnen 14 Tagen etabliert — alles darüber sieht aus Sicht eines Anfechtungsklägers schlampig aus und kann im Zivilprozess gegen Sie ausgelegt werden.

FAQ — die meistgestellten Fragen aus dem Verwalter-Alltag

Muss das Protokoll wörtlich sein?

Nein. Es ist ein Ergebnisprotokoll. Diskussionen werden zusammengefasst, Beschlüsse wörtlich wiedergegeben.

Reicht eine digitale Unterschrift?

Ja, wenn sie der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) nach eIDAS entspricht. Eine Bilddatei der Unterschrift reicht nicht — auch nicht ein per E-Mail bestätigter Scan. Wer auf elektronische Signaturen umstellt, muss in den ersten 12 Monaten besonders auf Beweisbarkeit achten.

Was passiert, wenn ein TOP vergessen wird?

Nicht protokolliert ≠ nicht beschlossen — aber in der Praxis kaum beweisbar. Im Zweifel ist der Beschluss anfechtbar. Korrekturprotokolle sind möglich, müssen aber zeitnah und unter denselben Formvorschriften versandt werden — inklusive aller drei Unterschriften.

Müssen Anlagen ins Protokoll?

Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Angebote werden als Anlage referenziert, nicht abgedruckt. Wichtig: Anlage exakt benennen („Wirtschaftsplan 2026, Stand 12.03.2026, 8 Seiten“) — sonst ist später unklar, worüber genau abgestimmt wurde.

Wie lange müssen Protokolle aufbewahrt werden?

Mindestens 10 Jahre, in der Praxis dauerhaft. Beschluss-Sammlung gemäß § 24 (7) WEG muss aktiv geführt und auf Anfrage Eigentümern und Erwerbern vorgelegt werden.