Online-Eigentümerversammlung: Rechtssicher hybrid und virtuell tagen

Die neue Rechtslage seit Oktober 2024

Vor Oktober 2024 musste eine Eigentümerversammlung grundsätzlich in Präsenz stattfinden — Online-Teilnahme war nur als Hybrid-Format per Mehrheits­beschluss möglich. Seit der Gesetzesänderung gibt es eine echte vollvirtuelle Variante: § 23 Abs. 2a WEG erlaubt eine reine Online-Versammlung — sofern die Eigentümer das mit qualifizierter Mehrheit ermächtigen.

Drei Versammlungs-Formate im Vergleich

Der Ermächtigungs-Beschluss — Mustertext

Technische Anforderungen

Das Gesetz schreibt keine konkreten Tools vor, aber drei Anforderungen ergeben sich aus der Rechtsprechung und der DSGVO:

1. Identifikation der Teilnehmer: Sicherstellung, dass nur stimmberechtigte Eigentümer (oder bevollmächtigte Vertreter) abstimmen können. In der Praxis: Eingeladen werden nur registrierte E-Mail-Adressen, ggf. mit Passwort.
2. Wortmeldung & Diskussion in Echtzeit: Eigentümer müssen Reden, Anträge stellen, Fragen einbringen können — wie in Präsenz. Tools wie Zoom, MS Teams oder spezialisierte Anbieter (etg24, Casavi Versammlung) bieten Hand-Heb-Funktion.
3. Abstimmung dokumentierbar: Polling-Funktion mit Protokollierung der Stimmen pro Eigentümer (mindestens auf MEA-Ebene). Anonyme Abstimmungen sind nicht zulässig — das Protokoll muss Stimmverhältnisse belegen können.

Ablauf einer rechtssicheren Online-ETV

1. 01

   Ermächtigungs-Beschluss vorhanden?

   T-90 Tage

   Existiert ein Beschluss nach § 23 (2a) WEG, der noch im 3-Jahres-Zeitraum gültig ist? Wenn nicht: erst Präsenz-/Hybrid-ETV einberufen, in der Sie den Ermächtigungs-Beschluss fassen.

2. 02

   Technik-Setup festlegen

   T-60 Tage

   Tool wählen (siehe Vergleich oben), Test-Termin durchführen, Backup-Plan dokumentieren. Wenn ein Eigentümer technisch nicht teilnehmen kann: Hybrid-Variante mit Präsenz-Option in Erwägung ziehen.

3. 03

   Einladung in Textform

   T-21 Tage

   E-Mail mit Datum, Uhrzeit, Tagesordnung, Teilnahme-Link und Passwort. Hinweis auf Backup-Telefon­nummer für Tech-Pannen. Wer keine E-Mail hat: postalische Einladung mit Telefon-Einwahl als Alternative.

4. 04

   Aufnahme einrichten + Einwilligung einholen

   Versammlungstag

   Vor Eröffnung der Sitzung Einwilligung der Teilnehmer in die Audio-Aufnahme abfragen — am besten per Polling-Funktion mit schriftlicher Bestätigung. Aufnahme dient nur der Protokollerstellung und wird danach gelöscht.

5. 05

   Versammlung leiten

   Versammlungstag

   Beschlussfähigkeit feststellen (technisch alle Teilnehmer online, kein Verbindungs­abbruch), TOPs aufrufen, Anträge besprechen, Abstimmungen via Polling-Funktion. Bei Verbindungsabbruch eines Teilnehmers: kurze Pause + Wiederherstellung versuchen, ggf. Beschluss zur Wiederholung später.

6. 06

   Protokoll erstellen — KI-gestützt

   Innerhalb 14 Tage

   Audio-Aufnahme der Online-Versammlung in ProtokollFlow hochladen. Die KI strukturiert TOPs, Beschluss-Wortlaute und Stimmverhältnisse automatisch. Im Editor [PRÜFEN]-Marker abklicken, signieren, an alle Eigentümer versenden.

Anfechtungs­risiken — und wie Sie sie vermeiden

Datenschutz bei der Online-ETV

Eine Online-Versammlung erzeugt zusätzliche personenbezogene Daten: Video-Aufnahmen, Sprach-Aufnahmen, IP-Adressen, evtl. Polling-Logs. Drei Anforderungen gelten:

• AVV mit dem Tool-Anbieter: Auftragsverarbeitungs-Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Bei US-Tools wie Zoom: AVV mit EU-Hosting-Option, Standard­vertragsklauseln.
• Einwilligung in Aufnahmen: Wer aufzeichnet, muss vor Beginn ausdrückliche Einwilligung einholen — gilt für Video genauso wie für Audio.
• Löschfristen: Aufnahmen werden nach Erstellung des Protokolls gelöscht (max. 30 Tage). Polling-Logs müssen aus dem Protokoll-Anhang erkennbar bleiben — sie sind Beweismittel für die Beschlussfassung.

Protokollierung der Online-ETV

Die Protokoll-Anforderungen aus § 24 Abs. 6 WEG gelten unverändert. Zusätzlich sollten Sie bei Online-ETV dokumentieren:

• Verwendetes Tool (Name, Version, Stream-URL)
• Protokoll der Identifikations-Prüfung pro Teilnehmer
• Polling-Ergebnisse pro Beschluss (mit Zeitstempel)
• Eventuelle Verbindungsabbrüche und Wiederherstellungen
• Beschlussfähigkeits-Feststellung mit Anzahl aktiv verbundener Teilnehmer

ProtokollFlow extrahiert all diese Eckdaten automatisch aus der Audio-Aufnahme der Online-Versammlung. Mehr dazu im Workflow-Ratgeber: Eigentümerversammlung protokollieren — vom Audio-Mitschnitt zum fertigen Protokoll.

FAQ

Müssen alle Eigentümer technisch teilnehmen können?

Ja — das ergibt sich aus dem Grundsatz ordnungsmäßiger Verwaltung. Wenn ein älterer Eigentümer keinen Computer hat, müssen Sie eine Lösung anbieten: Telefon-Einwahl, Hybrid-Variante mit Präsenz-Option in Räumen der Verwaltung, oder schriftliche Stellvertretung.

Können wir Beschlüsse asynchron (per E-Mail-Polling) fassen?

Nicht in der ETV — eine Versammlung erfordert Echtzeit-Beratung. Asynchron fassen Sie Beschlüsse als Umlaufbeschluss — das ist ein anderer Beschluss-Typ.

Gilt der Ermächtigungs-Beschluss auch für außerordentliche ETVs?

Ja, soweit im Beschlusstext nicht ausdrücklich ausgenommen. Im Mustertext oben sollte ergänzt werden: „… einschließlich außerordentlicher Versammlungen."

Was, wenn ein einzelner Eigentümer den Ermächtigungs-Beschluss anficht?

Bei einer 3/4-Mehrheit ist ein einzelner Anfechtungs­erfolg unwahrscheinlich, sofern die Form (3-Wochen-Ladung, Beschluss-Wortlaut, Mehrheitsverhältnis) eingehalten wurde. Aber: Wenn die Anfechtung trotzdem läuft, läuft die 3-Jahres-Frist weiter — also Beschluss vorsorglich erneuern.

Kann der Verwalter die Online-Versammlung allein leiten?

Ja, technisch und rechtlich — aber empfehlenswert ist eine Co-Moderation: einer leitet, einer kümmert sich um Technik (Verbindungsabbrüche, Polling, Chat). Spart Stress und reduziert Anfechtungsrisiken.